Fare il doppio in metà tempo
Autore: Jeff Sutherland
Editore: Rizzoli Etas 2014, pp.267, € 20.00
Genere: saggio su come è nato e come funziona il metodo SCRUM
Chiave di lettura: Mandare in pensione il Project Management tradizionale e i vecchi Gant e sostituirli con il metodo SCRUM, più funzionale aconseguire obiettivi tempi incerti e complessi dove le previsioni si riducono all’osso.
Frase chiave: “Disporre le cose in ordine di priorità secondo il valore fa in modo che le persone producano prima quel 20%. Spesso quando hanno finito si rendono conto che non hanno bisogno veramente del restante 80, oppure che quello che sembrava importante all’inizio non lo è più””.
Agile, Scrum, Smart, Lean Startup, parole che risuonano con frequenza nell’attuale dibattito sulle nuove pratiche manageriali,. Sono tutte figlie dello stesso ceppo: l’approccio Toyota Production System, con le sue specifiche declinazioni. Agile è nato in ambito software e il celebre Manifesto, cui tutte le metodologie Agile s’ispirano, risale al 2001. Da allora la comunità degli agilisti s’è impegnata ad estendere i suoi metodi oltre il confine IT, declinandoli nella leadership, nel coaching, nel teamwork, nell’innovation management. Agile aspira ora a diventare un metodo di riferimento per chiunque si occupi d’innovazione. E poiché il tema è ormai all’ordine del giorno, nascono società specializzate che offrono certificazioni Agile internazionali ed eventi dedicati, come il Business Agile Day, che ha cadenza annuale e si svolge presso l’Università Ca’ Foscari di Venezia, o il più recente Agile Conference di Torino. Proliferano community che ne condividono i principi e contribuiscono a diffonderli. È un movimento in rapida progressione che sta suscitando interesse in vari ambiti. Tuttavia, nonostante l’attenzione ricevuta, sono ancora rare le pubblicazioni tradotte, meno che mai quelle made in Italy. Ma le eccezioni non mancano. Sebbene con qualche limite.
Fra i pochi libri tradotti in italiano quello che fa da apripista sul tema è Fare il doppio in metà tempo di Jeff Sutherland, firmatario del Manifesto Agile da cui il movimento degli agilisti ha preso il via. Ad oggi continua ad essere un testo che fa testo, punto di riferimento indispensabile per affacciarsi nel mondo Agile approfondendo uno dei metodi più noti e di cui Sutherland è stato artefice insieme a Ken Schwaber: lo Scrum. Concepito nel 1993, dopo una sperimentazione ventennale in diversi contesti (FBI, Automotive, NASA, IT ecc.), nel 2014 la sua esperienza è confluita in un libro che è diventato subito best seller. Ricchezza di contenuti, versatilità del metodo, qualità dello stile hanno affascinato i lettori più disparati, nelle più disparate parti del mondo. Come racconta Sutherland, Scrum nasce per superare un gap frequente nella progettazione di software. “Fino al 2005 la maggior parte di progetti di sviluppo software era elaborata usando il metodo a cascata in cui il progetto era completato in fasi distinte seguendo pedissequamente un diagramma Gantt. Il processo era lento, imprevedibile e non sempre si concludeva con il prodotto che le persone realmente desideravano. I ritardi di mesi erano endemici e sforavano i budget. Per risolvere il problema, nel 1993 inventai un modo diverso di fare le cose: l’ho chiamato Scrum, attingendo al rugby, dove questa parola si riferisce al modo in cui il team lavora per muovere la palla in campo. Allineamento scrupoloso, unità d’intento e chiarezza dell’obiettivo viaggiano insieme”. È un cambio di prospettiva radicale rispetto alle metodologie di project management tradizionali, prescrittive e topdown. Scrum è in linea ai sistemi evolutivi e adattivi che si correggono da sé. Incorpora i concetti di miglioramento continuo e di Minimun Value Product (derivati dalla Lean Stratup di Eric Ries) per ottenere un feedback immediato dagli utilizzatori e cambiare rotta se serve, anziché aspettare che il progetto sia concluso. E magari a cose fatte che non serve più, perché nel frattempo i bisogni del mercato sono cambiati. Scrum rivoluziona i ruoli all’interno di un team, fornisce strumenti per auto-organizzarsi e migliorare velocità e qualità del processo, suddivide il lavoro in cicli brevi (detti Sprint) dove sono fissate le priorità e deciso quanto lavoro è realizzabile in un arco di tempo stabilito. A breve il team si ritrova per verificare i risultati, riconoscere gli ostacoli incontrati e riflette insieme come superarli. È un metodo trasparente, dove tutti sanno tutto (“La saturazione della comunicazione accelera il lavoro”) e la fiducia è un valore primario.
Sutherland svela le fonti ispiratrici dello Scrum (dal knowledge management di Nonaka e Takeuci al ciclo PDCA di Deming, dalla pratica giapponese del Shu Ha Ri all’Aikido). Spiega come formare i team e come gestire i tempi in modo ottimale, come ottimizzare i processi (“Riunioni giornaliere di 15 minuti massimo”) e lo fa regalando aneddoti che catturano e, al tempo stesso, chiariscono i concetti in modo eccellente. E si conclude con un consiglio Scrum che vale oro: “Non dedicate troppo tempo alla pianificazione, alla riflessione, alla formulazione di mission ufficiali o alle proiezioni di risultati in cinque anni. Lasciate tutto questo ai concorrenti, e fategli mangiare la vostra polvere”. Poi, per tenere a mente quanto suggerito, sei pagine in appendice sintetizzano in un memo impeccabile ruoli, regole e processi di lavoro che distinguono lo Scrum da altri metodi.